La Factura en el Derecho Ecuatoriano

La factura es el instrumento que sirve de constancia y soporte de los términos elementales de una negociación de compraventa, sea de servicios, materiales o productos en general. 

La factura no constituye en si misma un título cambiario. De hecho su autenticidad frente a terceros es discutible y admite prueba en contrario aún cuando, estando completa y correctamente conformada, podría presumirse la veracidad de su contenido previa comprobación argumentada conjuntamente con otros hechos o documentos. Este instrumento carece  de capacidad circulatoria como título valor pues la licitud de su causa o la provisión de fondos que ella promete (crédito) o contiene (contado) es de título personalísimo y solamente es conocida por las partes que en ella intervienen, o peor aún la conoce quien la recibe y acepta .

Como bien se señaló en Sentencia de Casación Sala Civil – Ex Corte Suprema de Justicia – GJ – Enero – Abril – 2002:  “La situación de las facturas comerciales en nuestra legislación resulta un serio inconveniente para el desarrollo de los negocios. La cobranza de los importes adeudados es lenta y dificultosa, sujeta a las interminables discusiones tan propias de nuestra realidad procesal; de otra parte, inmovilizan los créditos, ya que la transmisión de las facturas debe realizarse por el mecanismo de la cesión ordinaria, con todos los inconvenientes de su formalismo, lentitud y posibilidad de oponer toda clase de excepciones. Para obviar estos inconvenientes, se estima conveniente incorporar a las facturas el agregado especial de la cláusula cambiaria “debo y pagaré a la orden de…”, a fin de transformar a la factura en “pagaré a la orden y exigir su pago en acción cambiaria”.

Esto es muy importante, en las facturas a crédito, y aunque ante el lector, esto pareciera obvio e inolvidable, la practica nos demuestra otra cosa. Los emisores de facturas yerran, no solamente cuando no colocan la coletilla que las transforma en pagaré con lo cual sí podrían convertirlas en títulos ejecutivos, sino que además, le señalan en forma de pago que se trata de pago “al contado” y creen que con la aceptación del comprador, a través de una firma al pie del documento, podría en juicio probar el incumplimiento de un “crédito total o parcial”.

Esto es costumbre local. No hay buena asesoría legal en el tema de facturación en Ecuador. Son muchas las empresas que desconocen la realidad sobre la validez de una factura, sobre la manera de llenarlas correctamente y sobre la forma de proteger sus ingresos y de garantizar sus créditos a través del referido instrumento.

Requisitos para la elaboración de facturas en Ecuador

Lo primero que debe contener una factura, al igual que la letra de cambio, el pagaré o las modalidades contractuales, es el rótulo donde se DESTACA que el documento en papel o electrónico constituye una factura, así como también la fecha y el número correlativo de la misma. Es necesario DETALLAR la identificación y localización tanto del emisor como del aceptante, esto es, Nombre o Razón Social, Número de Cédula o del Registro Único de Contribuyentes, números telefónicos convencionales o domiciliarios y dirección de domicilio lo mas detallado posible, tal vez hasta incluyendo referencias de ubicación del mencionado domicilio. Especialmente en las facturas de negocios “a crédito” esta información es sumamente relevante, en virtud de que en fecha reciente, los juzgados exigen hasta croquis de las direcciones domiciliarias para proceder a practicar las citaciones que corresponde en caso de juicio. 

La factura debe contener además la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha emitido ésta, la cantidad de dinero a pagar en relación a las mercaderías o servicios negociados, así como el importe sin IVA. A esto se le debe agregar cuál es el tipo de IVA que se aplica, el importe que resulta de ello y la forma de pago: Crédito o Contado. La convergencia de los requisitos antes mencionados son los que determinan realmente la validez de este instrumento.

Tal y como destaqué en un párrafo anterior, al pié de la página y cerca del monto total es muy importante agregar la coletilla “debo y pagaré a la orden de [nombre del emisor]".

Otro requisito que contribuye a la validez de la factura, particularmente las impresas en papel, es que deben armarse en juegos de tres copias, deben llevar el membrete de la empresa que vende o en su defecto sello húmedo de dicho membrete. Adicionalmente, la ley estipula que dichas copias deben ser impresas en papel de diferentes colores para poder distinguirlas, los cuales pueden ser amarillo, verde, celeste o rosado.

Por tratarse de un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa, ningún requisito debe omitirse para su perfecta validez.

Otros aspectos relevantes

Adicionalmente, la factura se considera también como el justificativo tributario de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA).

De la misma forma, la factura electrónica es un documento tributario que posee el mismo valor legal que una impresa en papel. Por tal motivo, los requisitos para que aquella sea considerada como un documento válido son exactamente los mismos que hemos descritos para las facturas convencionales. Sin embargo, aquella debe ser enviada de un ordenador a otro, con el consentimiento de ambas partes. Solo de esta manera (incluyendo también la firma electrónica) este documento puede ser totalmente válido.

En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio tributario la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda o del pago de las obligaciones fiscales que de ella se han derivado.

Resulta pertinente agregar como información general que la factura sin firma, no aceptada expresamente, pero tampoco rechazada debidamente dentro de la oportunidad legal, se considera aceptada cuando tampoco consta la devolución de la mercadería en señal de disconformidad. Esta presunción también es Iuris Tantum, es decir, que en juicio puede ser rebatida, pero es procesalmente influyente dicha presunción en Derecho Privado, como del que tratamos ahora.

Por último quiero destacar que la necesidad de asesorarse en el tema legal, conjuntamente con el departamento de contabilidad de las empresas, es indiscutible y urgente, puesto que la defensa en un juicio depende de la licitud y correcta estructuración de todo cuanto podría conformar el conjunto probatorio necesario para obtener una sentencia favorable y una adecuada obtención de justicia de los organismos competentes.